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管理员 : 办公小能手 创建时间 : 2016-06-20 10:45:43

简介 : 分享办公中用的到的小技巧

20105

话题 学会时间管理,帮助职场新人成长更快

时间管理有方法论,读书有方法论。任何事情都像是做饭有食谱一样,美味既可以靠自己的天赋去创造,但大多数人还是靠遵循食谱先保证自己的饭菜适口。食谱就是做饭的方法论。做好时间管理有助于我们能够更高效的完成工作。能够在同样的职业期实现更多的沉淀和工作成绩,达到更快的成长速度。从以下5个方面来培养自己时间管理的意识,能够快速提升自己的工作效率。1、为什么需要时间管理时间管理就是优化自己工作习惯的方法论。我们通常觉得工作很忙,时间不够用,是因为每天大量的时间消耗在时间黑洞上。真正用于完成工作事项的时间并不多。时间黑洞泛指我们在工作中,玩手机,与同事聊天,杂事分神等碎片时间。2、时间管理最主要的观点将事情按照重要程度和紧急程度的不同将所有事项划分为四象限工作区(重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急)。最理想的状态是精力全部分配在重要且不紧急的事情上。划分事情是否重要,是衡量这件事情对最终结果的影响程度。同时管理自己的精力,多留出整块的时间去完成重要的事情。不要被过多的杂事将自己精力碎片化。3、应对琐事的方法论时间管理中最大的挑战是工作中随时会被琐事干扰。可以归类为三种类型,且都有可遵循的方法论。a、上级的临时性任务:这是最容易打乱自己工作节奏的需求,面对上级临时性需求时,要第一时间明确完成时间节点、完成的标准。如果时间很紧,则需要快速处理,拆分任务,明确标准和时间安排相应同事完成。时间不紧急,就可以纳入到自己的工作排期中。这种类型并没有太多优化空间。b、平行部门的需求:明确需求内容,同自己相关的事情,则按照四象限法,纳入排期。与自己最重要的任务无关的要学会拒绝。不要牵扯太多精力。后者是很多人在时间管理方面非常需要加强的。c、下属的需求:面对下属的需求需要自己需要强化两点,一是不断提升自己的决策效率,不因自己的决定效率和需求不明确拖延整体事项的进度。二是学会放权,给下属布置任务时更多的明确自己的需求和标准,让他们自己完成更多的决策。释放下属的产能,这样可以减少对自己的依赖。4、尽力做好当下的每一项事情:很多时候我们忙于救火,是在填之前某件事情的埋的坑。比如某个数值的准确性,某个调研的完善度等。将时间拉长看,现在做的每件事情在将来都会有相应的反馈。不 要糊弄经手的每件事情,做任何事情当下尽量做到最好,不然肯定会埋雷。如果糊弄当下既影响事情结果的好坏,也不利于自己在此事件上的沉淀。在将来某个时候 爆发后,既影响当时的表现,别人对自己的评价(影响会根据当时情况可大可小,或许不可估量),也影响当时做事情的节奏,不利于时间管理。5、凡事皆有方法论可遵循:时间管理有方法论,读书有方法论。任何事情都像是做饭有食谱一样,美味既可以靠自己的天赋去创造,但大多数人还是靠遵循食谱先保证自己的饭菜适口。食谱就是做饭的方法论。不论是做什么岗位,产品、运营、市场等都一样。先借鉴已有的方法论,看书、同别人聊天、逛社区等。然后结合自己的实际情况,形成自己的方法论。做事靠系统而不是感觉,系统可以理解为方法论,有方法论可以保证效率,复用,可修正。通常评价一个人“有想法”,通常就是指这个人有沉淀,有自己的一套方法论。这也就是你同别人相比的核心竞争力。(内容源于网络侵删)

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14月前
20104

话题 这3个技巧,能帮你节省50%的工作和学习时间!

你的工作以“忙”著称吗?每天要打开三四十个标签页,在五六个Office之间切换,吃午饭时也要对着电脑,一天下来才发现自己一杯水都没喝?在这种情况下,你一定急需各种方法来节约时间。今天要分享的,就是从实战中总结出来的:能确切可行节省工作和学习时间的一些小窍门。(全文约2200字,阅读时间2分钟)1、建立专属信息库你每天的日常工作和学习当中,一定有许多时间,浪费在来回搜寻信息上面。比如QQ里和同事的某段对话、微信里面领导的一段要求、邮件里面的一段文字、藏在多层路径下面的某个文件……它们总是在你最紧急、最需要的时候藏起来,让你花一番力气去找。不但浪费时间,也常常影响心情。如果你经常有这样的困扰,那可以试试这个方法——建立一个专属的信息库。无论是聊天记录、邮件内容,还是工作安排、项目反馈,抑或是突然产生的灵感,或者从网上看到的有价值的案例、知识,都可以往里面一丢,需要的时候,打开它,直接查找即可。1)用笔记软件来建立信息库我的建议是利用Onenote或者印象笔记。当然,为知笔记、有道云笔记之类,也是可以的。在笔记软件里,按照你负责的项目,新建一个笔记本。然后,所有跟这个项目相关的一切信息,都可以放进这个笔记本,再起一个易于辨认的名字即可。■ 比如,你和同事讨论一个原型。他提了很多有意思的看法,聊完之后,为了避免忘记,你就可以直接把聊天记录复制出来,在笔记本里新建一页笔记,命名为「06.19与XXX关于XX原型第二版的讨论」即可。■ 或者,你是一名文案。那么可以直接新建一页笔记,把平时在网上搜集到的案例放进去,再写上来源和自己的想法。当你没有灵感的时候,打开看看,立刻可以为你提供大量的创意参考。■ 更重要的,可以把所有的工作流程、规范,甚至是生活的备忘录都放进去。比如「5号电池在门口第二个柜子里」「充电器在卧室书架下面的箱子里」「身份证在衣柜下面的抽屉第二层」……平时或许感觉不到,但在急需的时候,绝对可以为你节省大量的时间和精力。2)坚持平时的积累和记录建立信息库,最好是设置为开机启动,配合相应的插件和快速启动方式,比如印象笔记的「剪藏」、Onenote的「快速新建笔记」。务求第一时间将信息记录入笔记中。这样不但可以减少记忆的难度,节省我们的认知和记忆资源,而且可以使工作和学习变得简洁高效:当你再也不用把精力花在记忆上,你知道只要打开这本笔记本,就可以找到一切需要的内容时,你就可以更专注在手头的事务上面。2、减少对工作的“打断”很多人为了节省时间,都会让自己进行「多任务工作」。同时开着一大堆网页,这里看一会,那里看一会,做一下PPT,做一下EXCEL,以此来降低「我还有一项任务没有开工」的焦虑感,让自己沉浸在「所有任务都在同步进行」的美好感觉之中。但是,这恰恰是最浪费时间、最没有效率的表现。记住一个最基本的原则:人类的大脑是没法进行「多线程处理」的。人同一时间只能聚焦在一件事情上面。所谓的「多任务工作」并不是真的「同时进行」,而是大脑不断地在这些不同的事务之间打断和切换而已。也就是说,当你以为「同时处理两项任务」时,实际上,你的大脑是这样运作的:进入A的工作状态-退出A的工作状态-进入B的工作状态-退出B的工作状态……循环往复。只是切换的时间太短,我们很难觉察到而已。比如,你写一篇文章,先在脑子里构思出几个要点,这时,一个新闻弹窗吸引了你,你点击打开,看完一篇新闻,再回过头思考刚才的文章,你还能立刻回忆起刚才构思的结果么?恐怕不是那么简单了,因为它已经被我们从「工作记忆」中清除了出去,腾出空间来接受和处理新的信息。你需要一段时间才能重新把它找回来。而当我们反复打断的时候,这些时间累积起来,其总量是相当可观的。所以,工作时,请专注在你手头上正在处理的事情,至少保证半个小时以内不要打断,不要同时处理任何其他的事情。■ 如果有任何突发性的事务:比如要交一个报表、要回复一个邮件、回应一个同事……先用便签纸记下来,也不要超过10秒钟,更不要打断工作。直到原来的任务告一段落,或者你感到疲倦了,再休息,按照便签纸上面的内容去逐项处理。■ 如果一定非打断不可:比如突然有个会议要开,那就拿上便签纸,先把刚才的工作进度和正在思考的内容,用关键词的形式迅速记下来,自己能看懂即可。当回到原先工作的时候,这可以大大减少你进入状态的时间。3、化整为零生活中的碎片时间,比如乘车、等电梯、吃饭、步行,等等,这些时间,大家是怎么利用的?我想,很多人都会选择读书、看公众号,或者听讲座、公开课。这很对,当然也比发呆,什么也不干要好得多。但是,这仍然不是最好的利用方式。为什么呢?因为绝大多数有价值的知识,并不是你在碎片时间里可以掌握的。在碎片时间里,你能学习到的,只是一些简单的结论而已。它们除了增加一些谈资之外,并没有太大的价值。甚至还不一定是全面、严谨、正确的。那么,对于碎片时间,最好的利用方式是什么呢?不是学习和吸收,而是思考。一个行之有效的方法,是把工作、学习中遇到的问题,分解成一个个更小的问题,然后把它们列成清单,随身携带,利用碎片时间,进行思考和推导。在这个过程中,取得的任何进展和反馈,都记下来,便于下一次继续进行思考比如,做一个PPT,你就可能会列出这些问题:● 整个PPT的逻辑要怎么呈现?● 每一部分分别用多少P来讲?● 背景分析需要考虑哪些因素?● PEST每一点分别要怎么写?● 市场分析要怎么写?● 目标消费者具有怎样的特点?● ……把这些问题做成清单,只要有空,就拿出来思考,再及时把思考结果记下来。而不是等坐到办公桌前才去思考。这就是把工作化整为零、逐步攻克的最好方式,也是最能节省时间的方式。生活中,很多看起来很聪明的人,其实并不是真的比我们聪明多少。而是因为他们在生活中的每一秒,在别人发呆、放空、浑浑噩噩的时候,都时刻在脑中对各种情形进行思考、推演、分析,对各种路径和结果早已烂熟于心。所以,当需要的时候,就能够非常快速地对各种情况进行判断,作出最佳的决策。(内容源于网络侵删)

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14月前
20022

话题 职场牛人不会告诉你的全能笔记法

我每年都会将我做笔记的方法升级。踏入社会以后,要想在工作上成为骨干,做笔记是一项最基本的技能,公司是不会教你的。你应该自己学习,而且应该下大力气去学。要想涨工资,必须为公司创造更多的价值;要想休假,必须提高工作效率。不管你踏入社会多少年,都要不断磨炼和提高自己做笔记这一项基本工作技能。—— 美崎荣一郎,著有《别告诉我你会记笔记》职场牛人就是能够通过记笔记将经历转化为经验,再将经验整合成一套理论体系,在后期的工作和生活中再去循环使用,更新,创造价值。今天我们就来说一说美崎荣一郎的笔记系统究竟是什么。准备三个工作笔记本如果可以把所有信息都集中在一个笔记本上并无论在什么情况下都随身携带是一件相当困难的事情。“一本化”虽然很美好,但是和所有理想的事情一样,终究只是一个愿望。而我们需要的是能在现实生活中帮助我们解决问题提高效率的方式。经过多年的尝试和改进,美崎荣一郎总结出一套工作笔记体系:准备三个笔记本,根据具体情况和目的,灵活搭配使用三个笔记本,并以便利贴作为辅助。记事笔记本航母笔记本日程笔记本记事笔记本 储存灵感和任务管理在上下班或者出差时,随身携带厚重的笔记本实在不现实也不方便。此时便于随身携带的“记事笔记本”就该排上用场了。记事笔记本一般使用A6纸(105mm x 148mm,或A7)。笔记本的优点是在任何时刻将脑中想到的事情,可以立刻记下来。它的主要任务是任务管理和储存灵感。任务管理:所谓任务,是指最小的行动单位。很多时候我们拖延,并不是因为我们真的有所谓的“拖延症”,而是因为我们并不知道如何把一个复杂而抽象的概念事件分解为一个一个可以操作的行动步骤。所以,每当我们有一件需要完成的事情时,为了便于我们立即行动,我们应该学会将工作尽可能细化到最小单位,然后进行分类,记录在笔记本上。记事笔记本可撕,你可以随意使用,哪怕一页纸上只写一行字也没关系,一张纸只记录一项任务也行。 而且当笔记本上的任务完成后,你看着这些自己做完的事情,撕掉这些纸张,心里满满地都是成就感。记录灵感:是指当你产生灵感时,在笔记本上记录下相关信息或主题等关键词 ,然后利用你的任意时间,比如上下班坐车或者走路闲逛走神时,翻翻看看想一想。 如此一来,就可以轻松地将灵感转化为创意。不需要详细记录, 只需大致写下具有提示功能的关键词,做好标记,然后暂时忘记,存储在记事笔记本上 。记事笔记本是记录零散信息或尚未成熟的想法的笔记本。千万不要认为想法还不成熟就不记录,先记下来再说。如果认为日后能用得着,那更别犹豫,马上记下来。PS:我知道这里你会说用手机也可以实现这个功能。而事实是,是的,手机确实有这个功能,甚至更方便携带和使用。但重点是,你根本不会这样去做好吗!!!!!它肯定对于大多数人来说无效。为什么?因为你有手机多少年了?你真的有在这样做吗?如果你有,恭喜你,接下来这篇或许你都可以不用看了。如果你没有,恩,试试看呗。事实上,手机不适合作为记录灵感和任务的唯一工具,是因为手机里有太多神奇的功能,任何一个其他app都可以轻易地带走你的注意力,比如微信随意的一条消息,比如大淘宝,比如爱奇艺。。。《自控力》里有说,当你需要在一件事情上保持自控的时候,最合适的做法不是去挑战你的自控力,而是尽量去避免诱惑。所以,给自己的任务管理或者灵感积累设定一个仪式感的小笔记本,专门用来做这件事情吧。航母笔记本 整合所有信息记事笔记本上记录的信息最终会在“航母笔记本”上,这就是第二个笔记本,也是充实记录内容的第二阶段使用的笔记本。航母笔记本发挥着相当于硬盘的作用,保存着所有你整合的资料。你可以用A4或者A5尺寸的笔记本,最好是活页的,比较方便加减和调整顺序。它的使用流程是:首先使用记事笔记本记录零散的信息,然后利用航母笔记本进一步充实,最后使用电脑整理成文档。举个例子,假如你被委任为某个项目的负责人,当你接下任务后,这样行动能极大地提高行动的效率。你任意时候想到的该项目的参与人姓名、项目架构、销售目标等资料的信息,可以先记在记事笔记本上;回到公司以后,把记录在记事笔记本上的信息撕下来贴到航母笔记本上,作为你策划案的资料;然后在航母笔记本上把这些资料归纳整理,把该项目的概要、进程、管理方法以及该着手的事情等写下来。(由于之后还会在电脑上进行整理,所以没有必要写得很整齐,把重点快速总结出来即可。)最后在电脑上进行详细整理,形成文章,完成策划案。(在进行电脑作业时,请务必把航母笔记本放在手边。当不知道如何流畅地用语言表达时,或者先手写出粗略的方案比较快的时候,航母笔记本就可以发挥作用了。)你一定要知道,职场小白和职场牛人在拉开距离的最初靠的可不是脑力,而是行动力!行动力!行动力!!!重要的事情说三遍。很多时候你还在纠结不知道怎么做,觉得自己可能做不到或者做不好的时候,和你一样不知道该怎么做的完美的牛人已经用行动累积了一轮或者好几轮的体验了。世界上哪有困难到不能下手的事情呢?做几遍,再多做几遍,勤记录勤反思勤总结,再将抽象出来的经验用到实践中。快速累积和成长不就是这样吗?李笑来在进取型人格格言里就有一句,“我知道我现在看起来很笨拙,但是开始谁都是这样的。实践多了就自然了。就渐渐好起来了。”所以,与其为了呈现漂亮的页面而使用PPT等电脑软件,倒不如马上手写记录在笔记本上,赶紧做起来。虽然效果可能没有电脑出色,但不影响使用就可以了。哪怕很简单的想法,只要坚持记录,坚持快速行动,慢慢积累,你很快就能感受到不同。你看,我不也就用了一年多开始老老实实累积读书笔记,积极行动,记录和总结过程么?我们哪有那么多不同呢?日程笔记本 管理日程安排日程笔记本就是管理日程安排的笔记本。航母笔记本和日程笔记本是工作笔记本的必备组合。日程笔记本要和航母笔记本放在一起。工作是按照日程表来进行的,因此将两个笔记本结合使用,既方便管理,又能高效工作。比如,电脑操作时,只要打开日程笔记本,一个月或一周的日程安排就立刻呈现在眼前了,一目了然。我个人觉得日程笔记本在这里体现出价值的关键在于我们只将重要的工作事件简洁地记录在日程笔记本上,比如准备会议,交稿事件,截止日期,面谈时间这类重要且需要自己结合其他两个笔记本进行工作的事件。不要随意什么事情都写上来,一方面你会发现根本写不下,另一方面提醒是给重要事件的,如果都是琐事且非必要的事件,提醒也就没有任何意义了。当然,现在APP日历很多,而且操作起来更简单,手机上可随意查看。但是,和记事笔记本一样,根本不会起太大的作用好吗?如果你没有这方面的困扰,我相信这篇文章你也不会仔细看到这里了。所以,用一个特意的日程笔记本来掌握有必要的事情吧。结合手机辅助使用,效果更佳,比如,非工作的事情就记在手机上,工作等重要的事情先在手机上记录,但后期一定要重新标注在日程笔记本上。全能工作笔记法介绍完3个笔记本各自的功能了,我们再来整体地说一下记事笔记本、航母笔记本、日程笔记本这三个笔记本相互搭配的整体流程。坚持用记事笔记本准确地记录信息。再将记录信息的纸张贴在航母笔记本上,充实航母笔记本(外出或途中所记录的事项、已打印出来的各种资料、工作中记录的零散的信息,要记得把它们都整理到航母笔记本上)最后用电脑进一步整理并丰富内容,最后整理成文档打印出来 。再用日程笔记本随时提醒自己工作进度(考虑到时间限制,工作时必须遵守日程表,盯紧截止日期)笔记本尽可能随身携带,谈判时、开会时,请务必携带笔记本。即使是休息日或假日,也一定要把记事笔记本随身携带,养成随时作记录的好习惯。如果因外出的地方不方便记录或者规定不能作记录,就将航母笔记本搁置一边,但一定要携带记事笔记本。 电脑作业时,建议把笔记本放在旁边作为辅助。只靠大脑记忆,会增加大脑负担。要记事情,先记在笔记本上,然后再用电脑整理,这样比仅靠大脑记忆更有效率。职场上总是会出现各种突发状况,根据记录阶段准备好三个笔记本,分类记录各种信息。即使面对再多的突发状况,也能分清轻重缓急并专心于眼前的工作。另外,笔记本还可以随时提供过往的工作经验以供参考,只要将工作内容与进度记录下来,你就能将工作经历转化为工作经验并长期保存了。最后,这一整套笔记方式虽然看起来不复杂,但实际操作的话,你会发现一点也不容易,尤其是不容易坚持。而任何一件有长远价值的事情,都可能不会在很短的时间内让你体会到迅猛的效果,这不是鸡血,靠的是长期的持续行动,反思,改进和重复。而对新手来说,最重要的永远不是去掌握全套的理论,而是知道一些之后就开始做,从最可以行动的事情中开始做,然后在做的过程中再反复研读理论,针对自己行动中的感受和痛点,去确定适合自己的改进方式。要知道,没有任何一套方式是适合所有人的。能够快速成长的人没有一个是伸手党,也没有一个不是靠着自己的努力和琢磨行动出来的。所以,一定不要等待,至少记事笔记本可以买起来用起来了吧。(内容源于网络,侵删)

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14月前
20020

话题 职场人提高PPT制作效率的9个小技巧

一提到做PPT,很多人估计会愁眉苦脸,既苦于自己灵感匮乏设计出的PPT不美观,没逻辑,又苦于自己在制作过程中花费在软件操作上的时间太多。而今天,我们来聊一聊如何提高PPT的制作效率,以下这9个小技巧,掌握后,能很大程度上提高你的PPT制作效率。01、去除PPT的默认版式新建的PPT总是存在着默认的版式,这些版式的条条框框影响了我们对于PPT的制作和创意,所以我们要去除默认的版式。选中幻灯片,点击开始》版式》空白,就可以轻松去除。02、添加幻灯片母版去除版式之后,我们可以添加幻灯片母版,在母版中,我们不仅可以设置PPT的版式,还可以批量的添加logo和统一幻灯片字体。同理,如果你使用他人的模板或者PPT作品时,发现在普通视图下无法修改logo或者背景,第一反应就是打开母版视图,检查在母版里是否有相关设置。03、增加撤销步数为什么要增加撤销步数呢,因为PPT默认的撤销步数只有20步,而20步肯定是不够的,所以我们可以增加撤销步数,最多能设置150次。这样,当我们发现PPT制作的不对时,可以通过ctrl+z进行撤销。04、掌握基本的快捷键除了,Ctrl+C和Ctrl+V之外,我们还需要记住Ctrl+S、Ctrl+Z、Ctrl+A、Ctrl+G、Ctrl+L、Ctrl+R、Ctrl+E等快捷键:05、找回丢失的文件有没有办法可以找回?如果你不知道这个技能,那你是不是要花费大量的时间进行重做。当然最好的保存方式就是,记住快捷键:Ctrl+S,时刻记住按下快捷键。06、学会两把刷子两把刷子分别指的是格式刷和动画刷。我们单击这两把刷子时,只能刷一次。当我们双击时,就可以刷无数次。07、对齐多个对象在office2013,选中多个对象时,会自动跳出对齐按钮。如果不是office2013版本,可以在在排列》对齐中找到对齐按钮。08、快速配色我们通过取色器可以实现快速配色,当我们看到一张好看的图片时,我们可以通过取色器提取这张图片的主要颜色。通过这个方法,我们可以模仿一些大气PPT的配色方案。09、选择窗格我们都知道PS具有图层,但是你知道PPT的图层吗?我们可以通过“选择窗格”,调出PPT的图层。PPT中的每一个对象元素对应一个图层。通过“选择窗格”,我们就可以轻松选中一些被其它元素遮住的对象。可直接使用快捷键:Alt+7调出选择窗格快捷键。(内容源于网络,侵删)

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14月前
20010

话题 PPT的五个隐藏功能,好用到爆

  文本框输入icon图标  不知道大家通常是通过那种途径插入图标的,据我所知,无非为三种,图标网站(easyicon、iconfont)下载插入,插件自带(美化大师插件)、自己绘制。  但你听说过文本框能够插入图标吗?  下面这些图标都是通过文本框输入的,而不是挨个插入的图标图片  那么该如何插入?  首先点击插入文本框,此时字符工具栏就由灰变黑,然后就选择插入字符,在弹出的字符框中,我们更改字体栏,输入“webdings”或者“windings”:winding 2“,此时我们就可以找到很多图标了。  通过图片版式实现多图排版  当我们插入许多张图片时,总是为排版而烦恼。  而图片版式这个隐藏功能就很好的解决了这一烦恼。  什么?你不知道什么是图片版式吗?  图片版式就是将所选中的图片转换成SmartArt图形,这样我们就可以轻松的实现排列,添加标题,调整图片大小。  比如下面这些排版案例,就是通过图片版式快速实现的,只需要3秒就可以轻松完成排版。  PPT抠图  我们通常使用的抠图软件是Photeshop,但你知道PPT也能抠图吗?  你知道PPT的抠图功能有多强大吗?  你知道如何用PPT快速抠图吗?  PPT抠图实际上就等于Photeshop的魔棒工具,所以,它要求背景最好单一,不要太杂乱。  下面是具体的操作步骤:  PPT窗格  这个功能其实我之前已经讲过了,但为什么今天再提一篇,主要是这个功能藏的太深了,而且功能强大。  PPT窗格其实就等于Photeshop中的图层,它也可以上下层移动,可以隐藏,可以删除。  通常选择窗格位于”选择“工具下,我们可以点击选择窗格,调出选择对话框窗,听着有点绕,多读几遍就顺口了。  截图 | 录频  大家通常用的截图软件,如果我没有猜错应该是QQ吧  Ctrl+Alt+A这个快捷键想必大家闭着眼都能找到在键盘的哪个位置吧  今天我想说的是,其实PPT自身也能够实现截图和录制音频(内容源于网络,侵删)  文本框输入icon图标  不知道大家通常是通过那种途径插入图标的,据我所知,无非为三种,图标网站(easyicon、iconfont)下载插入,插件自带(美化大师插件)、自己绘制。  但你听说过文本框能够插入图标吗?  下面这些图标都是通过文本框输入的,而不是挨个插入的图标图片  那么该如何插入?  首先点击插入文本框,此时字符工具栏就由灰变黑,然后就选择插入字符,在弹出的字符框中,我们更改字体栏,输入“webdings”或者“windings”:winding 2“,此时我们就可以找到很多图标了。  通过图片版式实现多图排版  当我们插入许多张图片时,总是为排版而烦恼。  而图片版式这个隐藏功能就很好的解决了这一烦恼。  什么?你不知道什么是图片版式吗?  图片版式就是将所选中的图片转换成SmartArt图形,这样我们就可以轻松的实现排列,添加标题,调整图片大小。  比如下面这些排版案例,就是通过图片版式快速实现的,只需要3秒就可以轻松完成排版。  PPT抠图  我们通常使用的抠图软件是Photeshop,但你知道PPT也能抠图吗?  你知道PPT的抠图功能有多强大吗?  你知道如何用PPT快速抠图吗?  PPT抠图实际上就等于Photeshop的魔棒工具,所以,它要求背景最好单一,不要太杂乱。  下面是具体的操作步骤:  PPT窗格  这个功能其实我之前已经讲过了,但为什么今天再提一篇,主要是这个功能藏的太深了,而且功能强大。  PPT窗格其实就等于Photeshop中的图层,它也可以上下层移动,可以隐藏,可以删除。  通常选择窗格位于”选择“工具下,我们可以点击选择窗格,调出选择对话框窗,听着有点绕,多读几遍就顺口了。  截图 | 录频  大家通常用的截图软件,如果我没有猜错应该是QQ吧  Ctrl+Alt+A这个快捷键想必大家闭着眼都能找到在键盘的哪个位置吧  今天我想说的是,其实PPT自身也能够实现截图和录制音频

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14月前
19917

话题 办公必备!20个Word文字处理常用技巧

(本文源于网络侵删      by雨客)

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14月前
19905

话题 如何提高办公效率?办公小技巧

长期办公的人都有一个共同的感受,那就是事情多记性不好,琐事太多,做了这个忘了那个!领导有时就会批评你。现在有些人采用很多方法,比如说建立备忘录或待办录,有些人用记事日历或网页,有些人手机装上了软件时间到了就会有闹钟提醒,有些人就写在日历上或使用纸质便签,总之有很多办法提高效率,减少遗忘的事情。但到头来还是有些遗漏,而且感觉麻烦无法坚持,有不方便之处,在这里介绍如何使用电脑桌面便签,减少你的苦恼!与一些工具、软件配合非常方便。这样我们每天打开电脑或回到办公室一眼就能看到,尤其是对那些办公室和现场两头跑的人来说比较管用。电脑、鼠标下载一款桌面便签,和我们办公使用纸质便签一样。将要做的无论大小事都记录下来,最好写明日期和要做的期限;且可以点击添加增加多个便签同时使用,完成后做备注;可以调整大小和颜色,非常灵活。完成的事情请不要删除,一个周期摆放在一起,用抓图软件抓下来,做成图片墙;比如一周、一月,第一方便你写总结,像周报、月报、年度总结,这是你就有很多题材可以写,很多人一到写总结时觉得脑子里空空的好像没做什么事,最终挖空心思编写,多亏啊!4抓图软件系统自身都有,也可以下载一款使用。备忘可以用excel软件比较好。至此,它可以作为你提高工作效率的一部分,节省你的时间,让你像办公达人一样。(本文源自网络   by雨客)

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14月前
19882

话题 电脑办公技巧 办公族必懂的电脑小技巧

电脑办公已经深入人心,但对于很多入门级办公朋友而言,如题提高电脑办公效率确实是需要长期积累的学习过程,以下编辑为大家分享下一些办公高手为办公用户精心整理的25条电脑办公技巧,有兴趣的朋友也来学习下吧。25个电脑办公技巧一、误删资料恢复一不小心删错了,还把回收站清空了,咋办啊?只要三步,你就能找回你删掉并清空回收站的东西。 步骤:1、单击“开始——运行,然后输入regedit (打开注册表) 2、依次展开:HEKEY——LOCAL——MACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在左边空白外点击“新建”,选择:“主键”,把它命名为“645FFO40——5081——101B——9F08——00AA002F954E”再把右边的“默认”的主键的键值设为“回收站”,然后退出注册表。就OK啦。3、要重启计算机。 只要机器没有运行过磁盘整理。系统完好.任何时候的文件都可以找回来。也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于Excel的别样风情。详细技巧:删除的文件如何恢复 电脑盲轻松恢复硬盘数据教程一、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。 3.设置完成后,按下“确定”按钮。 看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。 2.选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。仿照上面的操作,将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如D列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。 4.选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。 三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中的相应选项即可。 提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。 四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。 仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。 切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应的宏(如fuhao1等),确定退出。 重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打印”按钮,一切就OK了。猜你还喜欢:word快捷键大全:史上最全的Word快捷键汇总六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。 3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。特别提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢? 选中需要输入中文的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。 2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小写),在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮。 3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?,然后确认一下就成了。(内容源于网络,侵删  by雨客)

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14月前
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话题 各种Excel实用技巧!学会让你晋升办公职场小能手!很实用~

(内容来源于网络,侵删致歉  by雨客)

自由职业

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14月前
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话题 WPS2000之三表格制作

  平常我们在生活、学习和工作中,没少与表格打交道吧?因此,学习表格制作是很有必要的。这次大家的任务是要完成下面这幅表格的制作。似乎有点复杂,千万别被它吓着了图0  点击“常用工具”工具条中的[插入表格]图标,然后将鼠标移至文档中任意部位(见图1)。图1  这时候大家会发现鼠标箭头呈“十”字状,选择好切入点(即表格的起始位置)后拖动鼠标,文档中就会随之出现一个以虚框构架的表格。咦,怎么只有三行二列啊?没关系,继续拖就可以了。请大家一直拖到五行七列才放手。一个五行七列的表格呼之欲出(见图2)! 图2  细心的朋友可能会发现,这时候的表格已经从虚线变为实线了。其实表格处于虚线的时候是可以用鼠标拖动的方法任意调整行列数目的,实线则意味着表格已经初步“定型”,若要调整行列数目,则要采用菜单命令。大家都知道,一般中文表格都是边框线条较之内部线条较粗,这似乎是一条“不成文”的规定。如果大家注意认真观察,就会发觉wps 2000在制作表格时已经替你考虑并且完成这一点了(见图3)。图3  合并单元格  按住shift键,接着分别单击单元格[1,2]、[1,3]和[1,4](在wps 2000中,为了表示的方便,我们通常用[1,2]来表示第一行第二列的单元格)。这时大家可以看到这三个单元格被“涂黑”了,则意味着三个单元格已经选定,可以对之进行操作了(见图4)。图4  点击“表格工具”中的[合并表元](表元即单元格,叫法不同而已!)按钮,单元格[1,2]、[1,3]和[1,4]之间的分隔线消失,三合为一,成为一个单独的单元格(见图5)。图5  大家明白“如法炮制”的含义吧?那就一鼓作气,再接再厉,把单元格[1,5]、[1,6]和[1,7]也来个三合为一吧,怎么样,是不是已向成功迈进了可喜的一步(见图6)?图6  刚才讲的是横向合并单元格,现在咱们换换口味,来个纵向合并,如何?那就合并[1,1]与[2,1]吧。方法嘛……我想还是不用再多说了吧?瞧一瞧完成后的效果图(见图7) 图7  插入斜线表头  双击单元格[1,1],点击“表格工具”中的[斜线表元]图标,紧接着就会弹出“创建斜线表元”对话框,从中选择如图1的表头样式,并在“上”一栏内输入“考试”,同理,在“下”一栏内输入“级别”。按下[确定]按钮,就“ok”(见图8)! 图8  填充文字  这一步本来没有什么好说的,不就是在单元格内直接填入文字么?这么简单的步骤也单独罗列出来,未免太那个了……其实小玉哥是有话要说,不知大家注意到了没有,在输入文字的过程中,文字自始至终自动居于单元格中央。这是wps 2000的匠心独运之处,也是细心体贴之处。  噼哩啪啦敲键盘填完文字,蓦然回首,看啦,这回与图0是不是同一个模子出来的?量你也找不出百分之零点一的不像!  调整位置  这一步相对来说最简单不过了,如果大家要调整表格的位置,就点击表格的边框,然后拖动鼠标,出现一个虚框,把这个虚框拖到合适的位置上,则原来的表格也就随之定位了。啊?是不是简单得太过分了点儿(见图9)? 图9  做完这五个步骤,今天的任务随着鼠标的轻轻一点也就这么轻轻松松地完成了!是不是很快啊?

办公小能手

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16月前

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